Controle de documentos na ABNT NBR ISO 9001:2015 – SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE De burocrática a prática, a nova versão da ISO 9001:2015 reduz a quantidade de documentação necessária

Publicação: 08/01/2019

Quando falamos em ISO 9001 e Sistema de Gestão da Qualidade, uma das primeiras imagens que nos vem à cabeça é uma montanha de papéis: a versão 2008 da ISO 9001 ficou conhecida pelo estigma de burocrática, já que a documentação necessária para a norma era extensa. Tratada no item 4.2 – Requisitos de Documentação, que se subdividia nos itens 4.2.3 – Controle de Documentos e 4.2.4 – Controle de Registros, a documentação era o guia do SGQ. Os itens previam uma série de documentos que eram necessários para o Sistema de Gestão da Qualidade, como a política da Qualidade, o Manual da Qualidade e os Objetivos da Qualidade.

 

O que mudou na versão 2015 da ISO 9001 quanto a documentação?

Já a nova versão da norma trouxe confusão justamente pelo contrário. Diferente de sua antecessora, a ISO 9001:2015 trata a documentação como um apoio ao Sistema de Gestão da Qualidade, sendo menos prescritiva e definindo como mandatórios apenas o Escopo, Política da Qualidade e Objetivos da Qualidade, além de dar um espaço maior para que a organização determine quais documentos são realmente importantes e pertinentes para serem mantidos no SGQ (item 7.5.1 da ISO 9001:2015).

 

Dados, documentos e sigilo no SGQ

Visando uma maior facilidade de acesso, a ISO 9001:2015 também determina que as informações documentadas sejam protegidas - garantindo sua confidencialidade -, mas que também estejam disponíveis e apropriadas para uso onde e quando necessárias. Os documentos devem conter identificação e descrição, para que os colaboradores utilizem sempre a última versão dos arquivos.  Ou seja, a quantidade de dados aumenta enquanto o número de documentos diminui, já que são poucos os documentos mandatórios e muitos os dados que devem constar em cada informação documentada.

 

E quanto aos antigos documentos necessários na antiga versão da ISO 9001? Eles deixaram de existir?

Não necessariamente. A diferença é que, por ser mais prescritiva, a ISO 9001:2015 dispensa a apresentação de tantos documentos ao substituí-los por processos documentados e informações documentadas: o intuito é desmistificar o Sistema de Gestão da Qualidade, fazendo com que os responsáveis pela Qualidade consigam disseminar uma cultura de qualidade na organização, envolvendo os colaboradores ao fazer com que compreendam seus papéis e também o de todas as partes interessadas; que planejem suas ações e, através do pensamento baseado em risco, sejam capazes de propor melhorias e planejar mudanças que levem em consideração a integridade do SGQ. Assim, o SGQ se estende para muito além da Qualidade, envolvendo todo o processo produtivo e estimulando sua melhoria contínua.

 

Novos itens da ISO 9001:2015

Aliado à ideia de melhoria contínua e estímulo a mudanças, temos novos itens.

  • O que, como, quem, quando? – item 6.2.2

O item 6.2.2 determina que, ao planejar como alcançar os seus objetivos da qualidade, a organização deve determinar o que será feito, quais recursos serão necessários, quem será responsável, quando será concluído e como os resultados serão avaliados.

 

  • Planejando as mudanças – item 6.3

Já o item 6.3 – Planejamento de mudanças, determina que as mudanças no SGQ devem ser realizadas de uma maneira planejada e sistemática, considerando o propósito das mudanças e seus riscos, a integridade do SGQ, a disponibilidade de recursos e a alocação e realocação de responsabilidade e autoridades que a mudança irá gerar. Assim, é boa prática manter relatório de mudanças. Apenas reforçando: todo mudança é permitida desde que haja planejamento e análise dos riscos.

 

  • Cada processo com sua documentação, cada organização determina seus documentos

Vale lembrar que cada processo da organização terá sua própria informação documentada pertinente, por isso também a diminuição da documentação mandatória da norma. Da mesma forma, cabe à organização determinar os demais documentos pertinentes e avaliar a adoção ou não dos mesmos, a fim de promover a melhoria contínua do Sistema de Gestão da Qualidade e o bom funcionamento da empresa. É o caso do Manual da Qualidade: apesar de não fazer parte dos documentos mandatórios da nova ISO 9001:2015, caso a sua organização já possua um, não o descarte. Nele está contido o funcionamento do seu SGQ, portanto, ele pode continuar sendo utilizado.

 

Com todas essas alterações, utilizar um sistema isolado de controle de documentos, se não for muito bem estruturado, pode se tornar um empecilho muito maior do que auxílio, já que os dados e não exatamente os documentos é que devem ser controlados. Da mesma forma, buscar o auxílio de uma consultoria é fundamental para receber o apoio necessário frente a todas as mudanças necessárias em seu SGQ, assim como investir no treinamento de atualização dos colaboradores na ISO 9001:2015.

Com 30 anos de experiência, a Qualtec possui o know-how necessário para auxiliar sua organização, entre em contato conosco: (16) 3610-0373 / qualtec@qualtec.com.br

 

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